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Savoir déléguer : nos conseils

Que ce soit au sein d’un projet complexe ou dans la vie de tous les jours, lorsque par exemple vous demandez à un ami de vous poster une lettre, apprendre à déléguer est indispensable pour un travail d’équipe de qualité. Dans le monde professionnel, «savoir déléguer» permet d’être reconnu comme leader, de réduire ses coûts, d’augmenter sa productivité, de réduire sa charge de travail et par conséquent d’abaisser son niveau de stress.

D’après le Larousse, déléguer c’est : « Envoyer quelqu’un au nom d’un groupe, de quelqu’un d’autre, dans un but déterminé, avec une mission définie ». A cette définition, il manque toutefois un aspect essentiel de la délégation : la notion de responsabilité, celle de la réussite ou de l’échec de la mission qui incombe toujours au mandataire.

En effet, déléguer n’est pas inné et cela requiert de savoir identifier les freins auxquels nos collaborateurs pourront être confrontés pour éviter de les mettre dans des situations embarrassantes. 

Dans cet article, nous allons donc vous expliquer l’importance d’une bonne délégation mais aussi nos conseils sous forme d’étapes pour déléguer

Bonne lecture :) 

Pourquoi déléguer ?

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Même si la réponse à cette question semble logique, il est toujours bon de se rappeler l’intérêt d’une tâche avant de l’effectuer.

1. Pour une meilleure gestion du temps 

Il est plus qu’important en tant que manager ou chef d’entreprise, d’être capable de gérer au mieux son temps, pour ne pas le gaspiller mais au contraire l’optimiser. C’est un des bénéfices d’une délégation réussie. Mais une délégation maîtrisée mérite de la patience et surtout du temps. 

Le temps utilisé en expliquant, ou en organisant sa délégation, n’est pas du tout du temps perdu. Il permet d’accompagner ses collaborateurs vers une efficience nécessaire, qui nécessite différentes étapes que vous verrez plus loin dans notre article. 

Soyez donc patient, et prenez le temps de la réflexion pour organiser votre délégation. Cela vous permettra, à terme, de vous libérer un temps précieux pour vous consacrer aux tâches relevant de votre coeur de métier, mais aussi à celles pour lesquels votre expertise est plus que nécessaire. Cela apportera un réel apport à votre entreprise. 

De plus, déléguer permet de gagner en efficacité en libérant votre cerveau des tâches inutiles, ou encore celles que vous ne devez/pouvez pas réaliser. Notre cerveau nous ramène toujours à l’esprit un nombre de tâches incalculables que nous devons faire. Cela l’encombre et ne permet pas d’avoir l’esprit assez clair pour s’atteler à d’autres projets. C’est pour cela que la délégation ne doit pas s’associer à la procrastination. Si vous ressentez le besoin de déléguer certaines tâches, faites le directement.

2. Pour encourager la cohésion d’équipe 

Déléguer, c’est aussi faire confiance. Quand on délègue un projet à un de ses collaborateurs, on ne lui donne pas seulement une tâche, mais surtout une responsabilité. Le collaborateur se retrouve “maître” d’un projet et pourra être libre de procéder comme il le souhaite pour atteindre son objectif. 

Nous donnons une mission à quelqu’un car nous pensons que cette personne est en mesure de l’accomplir, et de la réussir. C’est un vrai gage de confiance qui peut encourager les collaborateurs à s’affirmer et à prendre confiance en eux et en leurs capacités. Et c’est donc bien pour cela qu’il faut construire un processus clair de délégation, pour être sûr que les collaborateurs auront toutes les clés en mains pour réussir leurs nouvelles missions. 

Les freins à la délégation

En tant que manager, il est courant de rencontrer des freins qui nous empêchent de déléguer. On peut vite comprendre que la délégation est une optimisation de temps, qui augmente la productivité de l’entreprise… Cependant, il est courant de préférer faire… à faire faire. 

Il est donc difficile de déléguer dans certains cas, car cela nous demande d’accepter de se remettre en question et surtout de travailler sur nos propres freins à la délégation pour pouvoir les supprimer. 

Voici quelques freins identifiés et les moyens pour les résoudre: 

1. Je n’ai pas assez confiance en mes collaborateurs 

La confiance est le frein le plus important à la délégation. On a peur que le travail soit mal fait, que la délégation se passe mal et que le collaborateur échoue dans sa tâche. Pourtant une question à se poser serait de savoir dans un premier temps: est-ce que je n’ai pas confiance dans les capacités de mon collaborateur ou est-ce que je n’ai pas confiance en ma capacité à déléguer? 

Et c’est généralement notre capacité personnelle à déléguer correctement qui met en péril un projet. Si nous avons correctement identifié les besoins de notre collaborateur, nous serons capables de lui donner les ressources suffisantes pour qu’il accomplisse sa tâche avec succès (formation, outils, management…). 

2. En délégant, j’ai l’impression de perdre une partie importante de mon pouvoir

Déléguer peut vous éloigner de certaines prises de décisions, d’interlocuteurs… En y réfléchissant bien, déléguer c’est effectivement perdre le pouvoir sur certains projets, mais seulement pour vous laisser le temps de faire des projets de plus grande ampleur.  De plus si la délégation est correctement effectuée, votre responsabilité sera toujours grande, vous devrez être capable d’accompagner vos collaborateurs et de garder un oeil sur leur projet, tout en leur laissant une certaine marge de manoeuvre. 

3. Je saurai faire mieux et plus vite qu’eux

Si vous êtes doué pour un sujet cela peut être vrai. Cependant les résultats produits pourront vraiment vous surprendre. De plus, vous laisserez le temps aux autres d’apprendre, ce qui ne peut qu’être bénéfique pour augmenter leurs compétences et les rendre plus polyvalents et capables de réagir face à n’importe quelle situation. 

Prenez le temps de les accompagner et de leur donner suffisamment de ressources pour qu’ils réussissent. 

4. Je ne prends pas le temps de leur expliquer à fond leur nouvelle mission

En effet, si vous leur donnez juste la mission sans rien leur expliquer alors il est fort probable que la délégation échoue ou ne soit pas à la hauteur de vos attentes. 

La délégation complète prend en effet du temps, le temps de la préparation, du suivi, de l’accompagnement… Mais choisir la délégation, c’est choisir d’optimiser son temps pour obtenir des résultats, à terme, plus efficaces. 

Comment déléguer ?

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La délégation passe par des étapes indispensables pour transmettre toutes les informations nécessaires à la bonne réalisation d’une tâche. 

Mais avant de se lancer dans ces étapes, trois éléments peuvent être distingués: la personne qui délègue (Moi), la personne à qui est confiée la tâche (l’Autre) et enfin le la situation (le contexte). Il est important de prendre ces trois éléments en compte pour pouvoir réaliser un transfert de compétences et de responsabilités dans les meilleures conditions.

Cependant, comme dans toute approche du management, la priorité est de prendre d’abord en compte l’élément du Moi, pour ensuite pouvoir apporter son aide à l’Autre tout en prenant en compte le contexte. Cela permettra  d’être sûr d’être aligné sur nos envies et sur notre process, pour être capable de communiquer au mieux avec nos collaborateurs. 

Maintenant, nous pouvons procéder aux étapes de délégation, à savoir: évaluation, transmission, accompagnement et compte rendu.

Téléchargez notre outil pour déléguer

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Nous avons modélisé chacune des étapes dans un outil pour vous permettre de faire votre délégation étape par étape.

1.  L’évaluation

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L’objectif de cette phase est d’identifier clairement ce qui peut/doit être délégué mais également de définir la/les personnes adéquate(s) pour la/les différente(s) mission(s). Pour ce faire, il convient d’évaluer concrètement les besoins : votre charge de travail mais également les ressources humaines disponibles au sein de votre équipe.

Plusieurs étapes successives sont alors nécessaires.

a) Identifier les tâches à déléguer

Établissez heure par heure un planning aussi détaillé que possible des différentes tâches qui vous incombent en précisant leur nature (coaching d’équipe, comptabilité, accueil de clients, répondre au téléphone, logistique etc.) et associez leur ensuite la compétence nécessaire à leur réalisation en précisant le niveau de la compétence (basse, moyenne, importante) et le temps requis (bas, moyen, important). 

Les tâches chronophages mais qui ne requièrent qu’un faible niveau de compétences sont clairement celles qu’il convient de déléguer.

b) Evaluer les membres de votre équipe

Déléguer, c’est aussi donner aux membres de votre équipe l’opportunité de développer ou d’optimiser leurs compétences. Pour évaluer les différentes compétences des membres de votre équipe, faites appel à votre expérience, aux qualités des prestations et des communications de vos collaborateurs et répertoriez pour chacun d’eux, les compétences segmentées qui les caractérisent dans chaque aspect de leur travail :

Tâche : projet, technique, comptabilité, management du temps, attention aux détails

Communication : communication orale, rédaction de rapports, résolution des conflits, gestion clientèle

Management : créer un environnement stable et sécuritaire, superviser, évaluer, déléguer et implémenter de nouvelles règles

Leadership : vision, innovation, inspiration et motivation

Établissez enfin une gradation de 1 à 5 pour noter chacune des compétences de vos collaborateurs.

c) Choisir la bonne personne 

Vous allez ensuite reprendre chacune des tâches listées pour la délégation, auxquelles vous avez déjà attribué un niveau de compétence, et les passer au filtre de cette nouvelle gradation de 1 à 5 pour tenter de trouver le collaborateur le plus adéquat pour la réalisation de chaque tâche. 

Si plusieurs personnes ont le niveau de compétence exigée par la tâche, vous pourrez choisir en fonction de votre propre ressenti ou bien en discuter plus ouvertement avec vos collaborateurs et les laisser prendre l’initiative de la répartition des tâches selon leurs compétences respectives.

d) Vérifier le bien fondé 

Une fois que l’ensemble des tâches listées ont été attribuées à un collaborateur, vérifiez que chacun des membres de votre équipe a un ratio équilibré de tâches : quelques tâches répétitives mais également des tâches qui le challengent suffisamment. 

Rien de pire en effet qu’une équipe trop cloisonnée et qui s’ennuie, il convient au contraire d’encourager le pluridisciplinarité et la transversalité ainsi que donner à chacun une possibilité d’évolution dans son expertise.

2. La transmission 

Déléguer - La transmission

Bien déléguer, c’est aussi bien transmettre les informations nécessaires à la délégation : les objectifs, les ressources et le temps d’exécution. On distingue donc généralement trois étapes dans cette transmission : la préparation, l’échange autour des détails, l’attribution de la tâche.

a) La préparation

La phase de préparation de la transmission va vous permettre de répondre à certaines interrogations et de faire passer le bon message. Demandez-vous pour chacun de vos collaborateurs auquel vous vous apprêtez à déléguer une tâche : Quel est l’aspect positif de notre relation ? A quel point mon collègue désire-t-il acquérir de nouvelles compétences ? Y-a-t-il autre chose qui peut faire évoluer positivement la délégation ? 

Une fois que vous avez répondu à ces questions, il est important de s’adapter au canal de communication privilégié par votre interlocuteur et d’opter, selon les cas, pour  une discussion dans l’Open Space, un simple email, ou un appel téléphonique.

Il est également important d’avoir, au préalable, bien cerné vos attentes pour bien clarifier la tâche et donner des directives précises et suffisamment explicites.

Pour cela assurez-vous d’avoir la réponse aux questions suivantes :

Quels sont les objectifs de ce projet ?; De quoi mon collègue a-t-il besoin ? ; Quelle est la deadline ? ; Quelles sont les étapes à atteindre ? ; Comment puis-je être tenu au courant de l’avancement ? ; Pour quels aspects la personne aura-t-elle besoin de moi ? ; Comment allons-nous gérer les challenges ? ; Qu’est ce qui pourrait affecter la réussite ? ; Quelle est sa responsabilité et sa marge d’autonomie ?

Pour répondre à cette dernière question, il est important de revenir sur les niveaux d’autonomie. Il en existe 8. 

L’autonomie et la part de responsabilité sont deux éléments délicats à gérer, qui peuvent d’ailleurs expliquer de nombreux écueils de la délégation. L’autonomie est « le niveau d’indépendance qu’une personne a pour réaliser une tâche ». Ross Webber définit 8 niveaux d’autonomie en fonction de l’analyse, la décision, l’action et la communication.

Niveau 1 : Aucune : Le collaborateur ne procède qu’à la recherche d’informations et vous effectuez la prise de décision et l’action.

Niveau 2 : Le collaborateur vous présente les informations et vous effectuez la prise de décision et l’action

Niveau 3 : Le collaborateur vous recommande l’action et vous effectuez la prise de décision et l’action

Niveau 4 : Le collaborateur réalise jusqu’à la prise de décision, vous validez l’action et il l’effectue

Niveau 5 : Le collaborateur vous informe, vous disposez d’un droit de véto. Sans ce dernier, il réalise l’action

Niveau 6 : Vous n’êtes au courant que des répercussions et des résultats

Niveau 7 : Vous n’êtes au courant que des répercussions si elles sont mauvaises

Niveau 8 : Votre collaborateur fait et assume tout

Au-delà de l’autonomie, vous devez également informer les autres membres de l’équipe, de la nouvelle tâche/responsabilité que vous avez confiée à votre collaborateur.

b) L’échange autour des détails et l’attribution de la tâche

Conviez votre collaborateur à un premier rendez-vous au cours duquel vous partagerez avec lui votre décision, lui confierez vos motivations et échangerez avec lui sur sa charge actuelle de travail, sur son ressenti par rapport à cette nouvelle attribution. Demandez-lui s’il accepte cette nouvelle attribution. 

Assurez-le aussi de vos efforts et de votre écoute pour l’aider à mener à terme cette nouvelle tâche. A la fin de ce premier rendez vous, fixez avec votre collaborateur une nouvelle date de rendez-vous pour étudier la phase plus technique de la transmission.

Au cours de ce deuxième entretien, vous communiquerez à votre collaborateur les différentes modalités de la tâche : les dossiers confiés, le détail de la tâche et l’échéance de la tâche. Mais vous définirez également sa responsabilité et la marge d’autonomie dont il dispose. Selon le niveau d’autonomie, n’oubliez pas de lui préciser également votre disponibilité pour échanger sur cette nouvelle tâche.

Téléchargez notre outil pour déléguer

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Nous avons modélisé chacune des étapes dans un outil pour vous permettre de faire votre délégation étape par étape.

3. L’accompagnement 

Déléguer - L’accompagnement

En tant que manager et responsable du projet, votre objectif principal est de mener à terme ce projet tout en déléguant à votre collaborateur tous les éléments nécessaires à l’accomplissement de la tâche et tout en lui offrant l’opportunité d’évoluer et de progresser.

Pour le bon déroulé de la tâche, n’hésitez pas à vous poser les questions suivantes  du type : ai-je bien donné l’ensemble des ressources et la responsabilité nécessaires ? Ai-je bien communiqué l’information à l’ensemble des acteurs du projet ? Y-a-t-il d’autres éléments qui pourraient influencer la délégation ? Comment puis-je encourager l’assurance de mon collaborateur ? Comment puis-je l’accompagner au mieux et lui montrer qu’il est important ?

En tant que manager, et toujours selon le niveau d’autonomie, vous allez devoir coacher votre collaborateur. Vous pouvez bien entendu faire ce travail pendant les différents rendez-vous que vous aurez avec lui tout au long de la tâche. Une bonne solution pour assurer la réussite de la délégation est d’utiliser une approche valorisante comme celle de l’investigation appréciative (appreciative inquiry). Cette méthode consiste à s’appuyer sur le noyau de réussite du collaborateur pour énergiser son travail et l’accompagner au mieux vers la réussite du projet.

Voici quelques questions-clés à utiliser pour donner un cadre positif à votre échange :

– Comment ça se passe actuellement ? Quels sont les progrès/avancées ?

– Quelles sont les parties du projet dont tu es vraiment fier ?

– Quels sont les différents enjeux que tu as identifiés ?

– Si tu pouvais regarder de loin l’ensemble du projet « The big picture », tu changerais quoi dans ta manière de faire ?

– Y a-t-il d’autres éléments qui affectent la situation actuelle ? Les jeux de pouvoir, la communication, la confiance, le budget ?

– A ton avis je ferais comment moi pour régler cette situation ? Et pourquoi selon toi ?

4. Le compte rendu 

Déléguer - Le compte rendu Une fois que le projet a été mené à son terme, n’hésitez pas à organiser un rendez-vous pour faire le bilan de cette aventure. Votre principal objectif sera de mettre en avant les succès, de valoriser les efforts et les résultats.

Travaillez notamment avec votre collaborateur sur les points suivants :
– Quelles étaient les problématiques ?
– Qu’as-tu appris durant ce projet?
– Que devons nous faire différemment la prochaine fois ?
– Penses-tu avoir reçu assez d’autonomie pour ce projet ?
– Penses-tu avoir eu suffisamment de responsabilités dans la conduite de ce projet ?

Cela permettra de reprendre votre processus de délégation et d’être sûr du résultat de vos actions. C’est une étape essentielle.

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Nous avons modélisé chacune des étapes dans un outil pour vous permettre de faire votre délégation étape par étape.

Aller plus loin avec notre organisme de formation

Notre organisme propose de nombreuses formations continues pour vous aider à développer votre présence. Cet outil est un vrai apport dans vos relations personnelles et professionnelles.

Vous pouvez aussi retrouver notre formation déléguer avec efficacité.

 ICI -> Formation Déléguer avec efficacité

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