Comment être plus productif ?

On le sait : la productivité est la clé pour réussir, pour aller plus loin et pour réaliser ses rêves. Quand vous regardez autour de vous, vous pouvez entrapercevoir que la réussite semble faire partie de la nature de  nombreuses personnes. Pourtant, ce qui est seulement dans leur nature, c’est l’ambition. L’ambition qui les pousse à se réveiller chaque jour en se réinventant, et en repoussant leurs propres limites. Ils mettent de côté la procrastination en se focalisant seulement sur les moyens d’être plus productif et de supprimer toutes les tâches qui nuisent à la réalisation de leurs projets. Ces activités nocives peuvent être de passer trop de temps devant la télé, de se détruire la santé avec des cigarettes à tout va, ou encore d’avoir une alimentation déséquilibrée qui consomme une bonne partie de leur énergie. 

La productivité passe d’abord par une bonne connaissance de soi. Il s’agit de se reconnecter à soi-même pour découvrir quels sont les moteurs qui nous éveillent et nous rendent curieux, productifs et ambitieux. On apprend à découvrir nos passions, et on identifie les tâches importantes à réaliser pour devenir le leader de notre vie. Si ces tâches sont ennuyantes, on les modifie pour les rendre plus agréables. 

Nous avons décidé de vous proposer ici les 14 meilleurs conseils pour être plus productif, issus de notre expertise en matière de formation des managers et de la collecte d’interviews de plus de 200 personnes ultra-productives (milliardaires, athlètes, étudiants, entrepreneurs, …) ainsi qu’à Bonne lecture! 

Concentrez-vous sur les minutes et non sur les heures

Les personnes ayant un rendement moyen utilisent par défaut les heures et des blocs de demi-heure sur leur agenda. Les gens extrêmement productifs savent qu’il y a 1440 minutes chaque jour et il n’y a rien de plus précieux que le temps. On peut perdre de l’argent et en gagner à nouveau, mais le temps perdu ne pourra jamais être récupéré. Comme le légendaire gymnaste olympique Shannon Miller disait :

A ce jour, je garde un emploi du temps programmé presque minute par minute.

Pour maîtriser votre vie, vous devez maîtriser vos minutes.

 

Concentrez-vous sur une chose uniquement

Les gens ultras productifs connaissent leurs Tâches les Plus Importantes (TPI) et y travaillent pendant une à deux heures chaque matin, sans interruption. Quelle tâche aura le plus grand impact pour faire avancer vos objectifs ? Quel accomplissement vous permettra d’obtenir un gain de productivité ?

On a tendance à privilégier les tâches les plus futiles en début de journée par manque de motivation, par “flemme”. On espère trouver la motivation au cours de la journée pour réaliser nos TPI, et pourtant c’est en faisant ces tâches le matin que l’on sera capable de réaliser le plus de choses au cours de la journée. Au réveil, notre cerveau est plus alerte et capable de se concentrer, en tout cas beaucoup plus qu’après une longue journée de travail, où de nombreuses tâches “parasites” nous ont pollué l’esprit. 

Ne faites pas de ToDo List, mais organisez votre journée

Vous pouvez jeter votre ToDo List. A la place, planifiez tout sur votre agenda. Il se trouve que seuls 41% des éléments sur les listes des tâches à faire sont réellement accomplis. Et tous ces points non effectués conduisent au stress, à l’insomnie… 

Le meilleur moyen de réussir et de faire les tâches de nos ToDo Lists potentielles est de s’organiser. Faire une To Do List au final, c’est un peu procrastiner. On sait que l’on doit le faire, mais on ne sait pas quand et généralement ni comment. 

Organisez-vous en planifiant vos tâches, en les notant dans votre agenda et en utilisant chaque minute de votre journée. 

Poster un courrier ne vous prend que 10 minutes ? Notez-le. Faire à manger, seulement 30 minutes ? Notez-le. C’est en planifiant ces tâches que vous allez vous libérer l’esprit et que vous serez capable de réaliser vos projets et de déplacer des montagnes.

 

Rentrez à temps pour le dîner

Il y a toujours plus à faire, plus qui devrait être fait et toujours plus que l’on peut faire.

Les gens extrêmement productifs savent ce à quoi ils attachent de la valeur : le travail, certes, mais aussi tout ce qu’ils apprécient. Il n’y a pas de bonne réponse, mais pour beaucoup, les priorités comprennent : passer du temps en famille, faire des exercices, offrir et recevoir. Ils répartissent leurs 1.440 minutes journalières sur chaque priorité qu’ils retrouvent dans leur agenda, tout en respectant leurs horaires.

C’est en cultivant les choses qui vous font du bien que vous pourrez être plus productif. 

Cela vous permettra d’éviter le stress et de gagner en énergie. Une personne heureuse et épanouie sera bien plus apte à réaliser des projets jusqu’au bout, sans baisser les bras. Prenez le temps de vous consacrer à votre vie personnelle, et de savourer vos moments à vous. 

Utilisez un bloc-notes

Richard Branson a dit à plusieurs reprises qu’il n’aurait pas été en mesure de construire Virgin sans un simple bloc-notes, qu’il emmène avec lui partout où il va.

Ayez toujours un bloc-notes. Notez tout … Voilà une leçon à 10 millions de dollars qu’on ne vous apprend pas à l’école !

Les personnes ultra productives libèrent leur esprit en prenant des notes. Cela vous permet de retrouver des informations qui peuvent vous paraître futiles mais qui, dans certains moments de votre vie, peuvent être des informations essentielles. 

C’est aussi très utile pour booster votre créativité, en prenant notamment le temps d’entretenir tout type de pensées positives au sein de ce carnet. Si vous êtes très terre-à-terre, simplement des petites phrases de motivations peuvent vous aider, ou alors prenez le temps de colorier, de dessiner et de mettre en avant les informations liées à vos réussites. 

Ne traitez vos emails que quelques fois par jour

Les travailleurs productifs ne vérifient pas leur boîte mail tout au long de la journée. Ils ne réagissent pas à chaque vibration pour voir leur boîte de réception. 

Au lieu de cela, comme tout le reste, le temps pour traiter leurs e-mails rapidement et efficacement est déjà programmé. 

Pour certains, c’est seulement une fois par jour, pour d’autres, c’est matin, midi et soir. A vous de trouver votre équilibre.

Cela vous permet de vous couper de certaines informations “polluantes” qui peuvent arrêter votre pic de productivité, ou encore de ne pas travailler dans l’urgence en réagissant directement à certains mails qui vous paraissent très importants. Rassurez-vous, cela peut généralement toujours attendre quelques heures. 

 

Evitez les réunions à tout prix

Mark Cuban, homme d’affaires américain, a dit :

Ne prévoyez jamais des réunions à moins que quelqu’un vous adresse un chèque.

Et il n’a pas tort : pour la plupart, les réunions sont des tueurs de temps notoires. Elles commencent tard, regroupent les mauvaises personnes, durent longtemps et la façon dont les sujets sont traités ne permettent pas d’aborder leur fond. Vous devriez sortir des réunions chaque fois que vous pouvez. Organisez-en vous-même quelques-unes et si vous dirigez une réunion, soyez bref et efficace.

Cela ne sert à rien de recevoir les états d’âmes de chacun, car cela peut souvent tuer l’énergie et diminuer votre concentration. Les temps de réunion sont à prévoir seulement si elles sont vraiment utiles. 

Dites non à presque tout

Le milliardaire Warren Buffet a dit :

Connaissez-vous la différence entre les gens qui réussissent et les gens qui réussissent très bien ? Ces derniers disent NON à presque tout.

Autrement dit, si ce n’est pas un grand OUI, alors c’est NON. Rappelez-vous, vous avez seulement 1440 minutes par jour. Ne les offrez pas trop facilement.

Il est très aisé de dire OUI à toutes les demandes que l’on reçoit. On se dit que celles-ci peuvent peut-être nous permettre d’apprendre de nouvelles choses, de développer notre réseau, ou encore de juste de nous divertir. Cependant, vous ne pouvez pas être partout.

C’est en vous focalisant sur certaines tâches que vous vous démarquez et que vous serez capable de créer et de développer des nouveautés. 

 

Suivez la règle des 80/20

La loi de Pareto stipule que, dans la plupart des cas, 80% des résultats proviennent de seulement 20% des activités. Les gens ultra-productifs savent quelles activités entraînent les meilleurs résultats, ils se concentrent sur ces activités et ne s’intéressent que très peu au reste.

Les activités qui ne sont pas génératrices de résultats (checker les réseaux sociaux, participer au commérage à la pause café…) doivent être diminués considérablement. 

Essayez de définir les tâches qui sont vraiment génératrices de résultats et conservez-les, augmentez-les, réinventez-les. 

Déléguez (presque) tout

Les gens ultra-productifs ne se demandent pas : Comment puis-je effectuer cette tâche? 

Au lieu de cela, ils se demandent : Comment cette tâche peut être accomplie ?

Ils enlèvent le “Je”, autant que possible. Les gens ultra-productifs n’ont pas de problèmes de contrôle et ne sont pas des micro-managers. Dans de nombreux cas, déléguer fait avancer.

La délégation est une réelle optimisation de votre temps, elle vous permet de vous libérez des contraintes (opérationnelles, administratives…) pour vous consacrer aux choses pour lesquelles vous êtes bons. Si vous êtes un as en créativité, apportez votre expertise aux tâches/projets qui requièrent cette qualité. 

Mais savoir déléguer, du moins correctement, n’est pas toujours aisé. Vous pouvez faire un tour sur notre article sur la délégation, pour retrouver tous les outils propices. 

 

Organisez-vous en journées thématiques

Les personnes extrêmement productives attribuent des thèmes à chaque jour de la semaine pour se concentrer sur leurs tâches principales. 

Grouper votre travail de façon thématique permet de maximiser votre efficacité. 

Ainsi, cela évite de passer « du coq à l’âne ». Ceci s’adresse particulièrement aux personnes possédant plusieurs activités. De cette manière, vous pourrez gérer aisément chacune des sphères de vos business, les unes après les autres. 

 

Ne traitez les choses qu’une seule fois

Combien de fois avez-vous ouvert un courrier postal, une facture par exemple, avant de la déposer puis de vous en occuper plus tard ? Combien de fois lisez-vous un e-mail, puis le fermez-vous et le laissez-vous dans votre boîte de réception pour le traiter plus tard ? 

Les gens extrêmement productifs essaient de ne traiter les choses qu’une seule fois. 

Quoi que ce soit, si cela prend moins de cinq ou dix minutes, ils le traiteront sur le champ. Cela réduit le stress car ils n’auront plus à y penser, c’est également un gain d’efficacité car ils n’auront plus à relire ou réévaluer le sujet à l’avenir.

20 % de la population occidentale serait affectée par une forme de procrastination chronique, et cela conduit à de faibles performances, dans un premier temps, mais aussi à une augmentation du stress. On pollue notre cerveau avec des informations, des WARNINGS qui nous rappellent en permanence que l’on n’a pas fini telles ou telles tâches. 

 

Pratiquez systématiquement une routine matinale

Alors que la plupart des gens se concentrent sur le « travailler » plus pour accomplir plus, Hal ELROD parle dans The Miracle Morning de la concentration sur le « devenir » plus pour qu’on puisse commencer à travailler moins pour accomplir plus ». Il existe une grande variété de rituels matinaux. 

La majorité d’entre-eux est composée d’exercices légers (éveil du corps), d’un petit déjeuner équilibré (éveil des sens) et de méditation (éveil de l’esprit).

Pour entrer dans le détail, ce que nous conseillons comme routine matinale est dans un premier temps de faire son lit puis de boire une eau citronnée. Cela permet de démarrer la journée avec les idées claires.

Pour l’éveil du corps, nous vous conseillons de pratiquer le rituels des 5 tibétains. Vous pouvez faire un tour sur cet article pour avoir plus d’informations. 

 

L’énergie fait (presque) tout

Vous ne pouvez pas créer plus de minutes dans une journée mais vous pouvez augmenter votre énergie pour maximiser votre attention, votre concentration, vos prises de décision et donc votre productivité globale. Les gens qui réussissent bien ont, en général, une hygiène de vie des plus équilibrée. La nourriture est une source d’énergie, le sommeil une source de récupération et le travail une source d’accomplissement. Les gens productifs vivent dans un cercle vertueux permanent, à vous de trouver le vôtre.

Ce qui est essentiel (de manière générale), pour augmenter votre vitalité et être au meilleur de votre forme serait de respecter les points suivants : 

• Adoptez une alimentation vitalisante. Vous pouvez retrouver de nombreuses informations sur internet sur les ratios d’aliments qui boost votre énergie mais aussi quand et comment les consommer. L’essentiel est de se diriger au maximum vers les 3V (Végétal – Vivant – Varié) qui constitue 70 à 80% d’une alimentation vitalisante.
• Buvez de l’eau. Vous avez certainement dû entendre ce conseil de nombreuses fois. Retrouvez les bienfaits ici. 

• Faites des exercices physiques quotidiens. 
• Entretenez des pensées positives. Tout au long de l’article, nous vous avons rappelé les dommages des pensées parasites (mails à répétition, réunions inutiles…), et cela pour une très bonne raison. Entretenez le positif, pour libérer du positif. 
• Ayez le sentiment de travailler pour un monde meilleur. L’Ikigai est le premier à le mettre en avant : faire quelque chose dont le monde a besoin pourra vous apporter une grande satisfaction. Vous pouvez retrouver notre article ici pour plus d’informations sur comment trouver cet équilibre. 
• Respectez vos rythmes biologiques. Ce dernier conseil n’est pas toujours simple à atteindre et pourtant cela permet d’augmenter considérablement votre énergie et de réduire le stress.

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Savoir comment faire pour être productif est la première étape. C’est ce qui vous est proposé abondamment dans cet article.

Arriver à une véritable mise en œuvre, c’est une autre paire de manches !

C’est sur ce point fondamental que GII est à même de vous accompagner, notamment en :

• clarifiant vos intentions : qu’est-ce que je veux « VRAIMENT » ? 
• identifiant les freins à la mise en œuvre et en faire une occasion de croissance pour les lever en douceur
• installant progressivement et réellement les habitudes qui me correspondent.
• donnant l’adresse priorité à l’ ÊTRE 

CE QUI COMPTE N’EST PAS CE QUE JE FAIS , MAIS CE QUE JE SUIS .

Si vous souhaitez gagner en efficience en clarifiant vos intentions, des formations de GII peuvent tout à fait vous correspondre, dont celles-ci :

• 10 clés pour mieux travailler ensemble
• CMA 1 : Se manager pour manager les autres
• Conduire une équipe dans le changement
• Gérer son temps et ses priorités
• Savoir gérer les priorités et les urgences
• Communiquer avec impact