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Savoir déléguer : nos conseils
Que ce soit au sein d’un projet complexe ou dans la vie de tous les jours, lorsque par exemple vous demandez à un ami de vous poster une lettre, apprendre à déléguer est indispensable pour un travail d’équipe de qualité. Dans le monde professionnel, «savoir déléguer» permet d’être reconnu comme leader, de réduire ses coûts, d’augmenter sa productivité, de réduire sa charge de travail et par conséquent d’abaisser son niveau de stress.
D’après le Larousse, déléguer c’est : « Envoyer quelqu’un au nom d’un groupe, de quelqu’un d’autre, dans un but déterminé, avec une mission définie ». A cette définition, il manque toutefois un aspect essentiel de la délégation : la notion de responsabilité, celle de la réussite ou de l’échec de la mission qui incombe toujours au mandataire.
En effet, déléguer n’est pas inné et cela requiert de savoir identifier les freins auxquels nos collaborateurs pourront être confrontés pour éviter de les mettre dans des situations embarrassantes.
Dans cet article, nous allons donc vous expliquer l’importance d’une bonne délégation mais aussi nos conseils sous forme d’étapes pour déléguer.
Bonne lecture 
Pourquoi déléguer ?
Même si la réponse à cette question semble logique, il est toujours bon de se rappeler l’intérêt d’une tâche avant de l’effectuer.
1. Pour une meilleure gestion du temps
Il est plus qu’important en tant que manager ou chef d’entreprise, d’être capable de gérer au mieux son temps, pour ne pas le gaspiller mais au contraire l’optimiser. C’est un des bénéfices d’une délégation réussie. Mais une délégation maîtrisée mérite de la patience et surtout du temps.
Le temps utilisé en expliquant, ou en organisant sa délégation, n’est pas du tout du temps perdu. Il permet d’accompagner ses collaborateurs vers une efficience nécessaire, qui nécessite différentes étapes que vous verrez plus loin dans notre article.
Soyez donc patient, et prenez le temps de la réflexion pour organiser votre délégation. Cela vous permettra, à terme, de vous libérer un temps précieux pour vous consacrer aux tâches relevant de votre coeur de métier, mais aussi à celles pour lesquels votre expertise est plus que nécessaire. Cela apportera un réel apport à votre entreprise.
De plus, déléguer permet de gagner en efficacité en libérant votre cerveau des tâches inutiles, ou encore celles que vous ne devez/pouvez pas réaliser. Notre cerveau nous ramène toujours à l’esprit un nombre de tâches incalculables que nous devons faire. Cela l’encombre et ne permet pas d’avoir l’esprit assez clair pour s’atteler à d’autres projets. C’est pour cela que la délégation ne doit pas s’associer à la procrastination. Si vous ressentez le besoin de déléguer certaines tâches, faites le directement.
2. Pour encourager la cohésion d’équipe
Déléguer, c’est aussi faire confiance. Quand on délègue un projet à un de ses collaborateurs, on ne lui donne pas seulement une tâche, mais surtout une responsabilité. Le collaborateur se retrouve “maître” d’un projet et pourra être libre de procéder comme il le souhaite pour atteindre son objectif.
Nous donnons une mission à quelqu’un car nous pensons que cette personne est en mesure de l’accomplir, et de la réussir. C’est un vrai gage de confiance qui peut encourager les collaborateurs à s’affirmer et à prendre confiance en eux et en leurs capacités. Et c’est donc bien pour cela qu’il faut construire un processus clair de délégation, pour être sûr que les collaborateurs auront toutes les clés en mains pour réussir leurs nouvelles missions.
Les freins à la délégation
En tant que manager, il est courant de rencontrer des freins qui nous empêchent de déléguer. On peut vite comprendre que la délégation est une optimisation de temps, qui augmente la productivité de l’entreprise… Cependant, il est courant de préférer faire… à faire faire.
Il est donc difficile de déléguer dans certains cas, car cela nous demande d’accepter de se remettre en question et surtout de travailler sur nos propres freins à la délégation pour pouvoir les supprimer.
Voici quelques freins identifiés et les moyens pour les résoudre:
1. Je n’ai pas assez confiance en mes collaborateurs
La confiance est le frein le plus important à la délégation. On a peur que le travail soit mal fait, que la délégation se passe mal et que le collaborateur échoue dans sa tâche. Pourtant une question à se poser serait de savoir dans un premier temps: est-ce que je n’ai pas confiance dans les capacités de mon collaborateur ou est-ce que je n’ai pas confiance en ma capacité à déléguer?
Et c’est généralement notre capacité personnelle à déléguer correctement qui met en péril un projet. Si nous avons correctement identifié les besoins de notre collaborateur, nous serons capables de lui donner les ressources suffisantes pour qu’il accomplisse sa tâche avec succès (formation, outils, management…).
2. En délégant, j’ai l’impression de perdre une partie importante de mon pouvoir
Déléguer peut vous éloigner de certaines prises de décisions, d’interlocuteurs… En y réfléchissant bien, déléguer c’est effectivement perdre le pouvoir sur certains projets, mais seulement pour vous laisser le temps de faire des projets de plus grande ampleur. De plus si la délégation est correctement effectuée, votre responsabilité sera toujours grande, vous devrez être capable d’accompagner vos collaborateurs et de garder un oeil sur leur projet, tout en leur laissant une certaine marge de manoeuvre.
3. Je saurai faire mieux et plus vite qu’eux
Si vous êtes doué pour un sujet cela peut être vrai. Cependant les résultats produits pourront vraiment vous surprendre. De plus, vous laisserez le temps aux autres d’apprendre, ce qui ne peut qu’être bénéfique pour augmenter leurs compétences et les rendre plus polyvalents et capables de réagir face à n’importe quelle situation.
Prenez le temps de les accompagner et de leur donner suffisamment de ressources pour qu’ils réussissent.
4. Je ne prends pas le temps de leur expliquer à fond leur nouvelle mission
En effet, si vous leur donnez juste la mission sans rien leur expliquer alors il est fort probable que la délégation échoue ou ne soit pas à la hauteur de vos attentes.
La délégation complète prend en effet du temps, le temps de la préparation, du suivi, de l’accompagnement… Mais choisir la délégation, c’est choisir d’optimiser son temps pour obtenir des résultats, à terme, plus efficaces.
Comment déléguer ?
La délégation passe par des étapes indispensables pour transmettre toutes les informations nécessaires à la bonne réalisation d’une tâche.
Mais avant de se lancer dans ces étapes, trois éléments peuvent être distingués: la personne qui délègue (Moi), la personne à qui est confiée la tâche (l’Autre) et enfin le la situation (le contexte). Il est important de prendre ces trois éléments en compte pour pouvoir réaliser un transfert de compétences et de responsabilités dans les meilleures conditions.
Cependant, comme dans toute approche du management, la priorité est de prendre d’abord en compte l’élément du Moi, pour ensuite pouvoir apporter son aide à l’Autre tout en prenant en compte le contexte. Cela permettra d’être sûr d’être aligné sur nos envies et sur notre process, pour être capable de communiquer au mieux avec nos collaborateurs.
Maintenant, nous pouvons procéder aux étapes de délégation, à savoir: évaluation, transmission, accompagnement et compte rendu.
Téléchargez notre outil pour déléguer
1. L’évaluation
L’objectif de cette phase est d’identifier clairement ce qui peut/doit être délégué mais également de définir la/les personnes adéquate(s) pour la/les différente(s) mission(s). Pour ce faire, il convient d’évaluer concrètement les besoins : votre charge de travail mais également les ressources humaines disponibles au sein de votre équipe.
Plusieurs étapes successives sont alors nécessaires.
a) Identifier les tâches à déléguer
Établissez heure par heure un planning aussi détaillé que possible des différentes tâches qui vous incombent en précisant leur nature (coaching d’équipe, comptabilité, accueil de clients, répondre au téléphone, logistique etc.) et associez leur ensuite la compétence nécessaire à leur réalisation en précisant le niveau de la compétence (basse, moyenne, importante) et le temps requis (bas, moyen, important).
Les tâches chronophages mais qui ne requièrent qu’un faible niveau de compétences sont clairement celles qu’il convient de déléguer.
b) Evaluer les membres de votre équipe
Déléguer, c’est aussi donner aux membres de votre équipe l’opportunité de développer ou d’optimiser leurs compétences. Pour évaluer les différentes compétences des membres de votre équipe, faites appel à votre expérience, aux qualités des prestations et des communications de vos collaborateurs et répertoriez pour chacun d’eux, les compétences segmentées qui les caractérisent dans chaque aspect de leur travail :
– Tâche : projet, technique, comptabilité, management du temps, attention aux détails
– Communication : communication orale, rédaction de rapports, résolution des conflits, gestion clientèle
– Management : créer un environnement stable et sécuritaire, superviser, évaluer, déléguer et implémenter de nouvelles règles
– Leadership : vision, innovation, inspiration et motivation
Établissez enfin une gradation de 1 à 5 pour noter chacune des compétences de vos collaborateurs.
c) Choisir la bonne personne
Vous allez ensuite reprendre chacune des tâches listées pour la délégation, auxquelles vous avez déjà attribué un niveau de compétence, et les passer au filtre de cette nouvelle gradation de 1 à 5 pour tenter de trouver le collaborateur le plus adéquat pour la réalisation de chaque tâche.
Si plusieurs personnes ont le niveau de compétence exigée par la tâche, vous pourrez choisir en fonction de votre propre ressenti ou bien en discuter plus ouvertement avec vos collaborateurs et les laisser prendre l’initiative de la répartition des tâches selon leurs compétences respectives.
d) Vérifier le bien fondé
Une fois que l’ensemble des tâches listées ont été attribuées à un collaborateur, vérifiez que chacun des membres de votre équipe a un ratio équilibré de tâches : quelques tâches répétitives mais également des tâches qui le challengent suffisamment.
Rien de pire en effet qu’une équipe trop cloisonnée et qui s’ennuie, il convient au contraire d’encourager le pluridisciplinarité et la transversalité ainsi que donner à chacun une possibilité d’évolution dans son expertise.
2. La transmission
Bien déléguer, c’est aussi bien transmettre les informations nécessaires à la délégation : les objectifs, les ressources et le temps d’exécution. On distingue donc généralement trois étapes dans cette transmission : la préparation, l’échange autour des détails, l’attribution de la tâche.
a) La préparation
La phase de préparation de la transmission va vous permettre de répondre à certaines interrogations et de faire passer le bon message. Demandez-vous pour chacun de vos collaborateurs auquel vous vous apprêtez à déléguer une tâche : Quel est l’aspect positif de notre relation ? A quel point mon collègue désire-t-il acquérir de nouvelles compétences ? Y-a-t-il autre chose qui peut faire évoluer positivement la délégation ?
Une fois que vous avez répondu à ces questions, il est important de s’adapter au canal de communication privilégié par votre interlocuteur et d’opter, selon les cas, pour une discussion dans l’Open Space, un simple email, ou un appel téléphonique.
Il est également important d’avoir, au préalable, bien cerné vos attentes pour bien clarifier la tâche et donner des directives précises et suffisamment explicites.
Pour cela assurez-vous d’avoir la réponse aux questions suivantes :
Quels sont les objectifs de ce projet ?; De quoi mon collègue a-t-il besoin ? ; Quelle est la deadline ? ; Quelles sont les étapes à atteindre ? ; Comment puis-je être tenu au courant de l’avancement ? ; Pour quels aspects la personne aura-t-elle besoin de moi ? ; Comment allons-nous gérer les challenges ? ; Qu’est ce qui pourrait affecter la réussite ? ; Quelle est sa responsabilité et sa marge d’autonomie ?
Pour répondre à cette dernière question, il est important de revenir sur les niveaux d’autonomie. Il en existe 8.
L’autonomie et la part de responsabilité sont deux éléments délicats à gérer, qui peuvent d’ailleurs expliquer de nombreux écueils de la délégation. L’autonomie est « le niveau d’indépendance qu’une personne a pour réaliser une tâche ». Ross Webber définit 8 niveaux d’autonomie en fonction de l’analyse, la décision, l’action et la communication.
– Niveau 1 : Aucune : Le collaborateur ne procède qu’à la recherche d’informations et vous effectuez la prise de décision et l’action.
– Niveau 2 : Le collaborateur vous présente les informations et vous effectuez la prise de décision et l’action
– Niveau 3 : Le collaborateur vous recommande l’action et vous effectuez la prise de décision et l’action
– Niveau 4 : Le collaborateur réalise jusqu’à la prise de décision, vous validez l’action et il l’effectue
– Niveau 5 : Le collaborateur vous informe, vous disposez d’un droit de véto. Sans ce dernier, il réalise l’action
– Niveau 6 : Vous n’êtes au courant que des répercussions et des résultats
– Niveau 7 : Vous n’êtes au courant que des répercussions si elles sont mauvaises
– Niveau 8 : Votre collaborateur fait et assume tout
Au-delà de l’autonomie, vous devez également informer les autres membres de l’équipe, de la nouvelle tâche/responsabilité que vous avez confiée à votre collaborateur.
b) L’échange autour des détails et l’attribution de la tâche
Conviez votre collaborateur à un premier rendez-vous au cours duquel vous partagerez avec lui votre décision, lui confierez vos motivations et échangerez avec lui sur sa charge actuelle de travail, sur son ressenti par rapport à cette nouvelle attribution. Demandez-lui s’il accepte cette nouvelle attribution.
Assurez-le aussi de vos efforts et de votre écoute pour l’aider à mener à terme cette nouvelle tâche. A la fin de ce premier rendez vous, fixez avec votre collaborateur une nouvelle date de rendez-vous pour étudier la phase plus technique de la transmission.
Au cours de ce deuxième entretien, vous communiquerez à votre collaborateur les différentes modalités de la tâche : les dossiers confiés, le détail de la tâche et l’échéance de la tâche. Mais vous définirez également sa responsabilité et la marge d’autonomie dont il dispose. Selon le niveau d’autonomie, n’oubliez pas de lui préciser également votre disponibilité pour échanger sur cette nouvelle tâche.
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3. L’accompagnement
En tant que manager et responsable du projet, votre objectif principal est de mener à terme ce projet tout en déléguant à votre collaborateur tous les éléments nécessaires à l’accomplissement de la tâche et tout en lui offrant l’opportunité d’évoluer et de progresser.
Pour le bon déroulé de la tâche, n’hésitez pas à vous poser les questions suivantes du type : ai-je bien donné l’ensemble des ressources et la responsabilité nécessaires ? Ai-je bien communiqué l’information à l’ensemble des acteurs du projet ? Y-a-t-il d’autres éléments qui pourraient influencer la délégation ? Comment puis-je encourager l’assurance de mon collaborateur ? Comment puis-je l’accompagner au mieux et lui montrer qu’il est important ?
En tant que manager, et toujours selon le niveau d’autonomie, vous allez devoir coacher votre collaborateur. Vous pouvez bien entendu faire ce travail pendant les différents rendez-vous que vous aurez avec lui tout au long de la tâche. Une bonne solution pour assurer la réussite de la délégation est d’utiliser une approche valorisante comme celle de l’investigation appréciative (appreciative inquiry). Cette méthode consiste à s’appuyer sur le noyau de réussite du collaborateur pour énergiser son travail et l’accompagner au mieux vers la réussite du projet.
Voici quelques questions-clés à utiliser pour donner un cadre positif à votre échange :
– Comment ça se passe actuellement ? Quels sont les progrès/avancées ?
– Quelles sont les parties du projet dont tu es vraiment fier ?
– Quels sont les différents enjeux que tu as identifiés ?
– Si tu pouvais regarder de loin l’ensemble du projet « The big picture », tu changerais quoi dans ta manière de faire ?
– Y a-t-il d’autres éléments qui affectent la situation actuelle ? Les jeux de pouvoir, la communication, la confiance, le budget ?
– A ton avis je ferais comment moi pour régler cette situation ? Et pourquoi selon toi ?
4. Le compte rendu
Une fois que le projet a été mené à son terme, n’hésitez pas à organiser un rendez-vous pour faire le bilan de cette aventure. Votre principal objectif sera de mettre en avant les succès, de valoriser les efforts et les résultats.
Travaillez notamment avec votre collaborateur sur les points suivants :
– Quelles étaient les problématiques ?
– Qu’as-tu appris durant ce projet?
– Que devons nous faire différemment la prochaine fois ?
– Penses-tu avoir reçu assez d’autonomie pour ce projet ?
– Penses-tu avoir eu suffisamment de responsabilités dans la conduite de ce projet ?
Cela permettra de reprendre votre processus de délégation et d’être sûr du résultat de vos actions. C’est une étape essentielle.
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Aller plus loin avec notre organisme de formation
Notre organisme propose de nombreuses formations continues pour vous aider à développer votre présence. Cet outil est un vrai apport dans vos relations personnelles et professionnelles.
Vous pouvez aussi retrouver notre formation déléguer avec efficacité.
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Ainsi que plus d’informations que l’Appreciative Inquiry.
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Management à distance : comment manager ses collaborateurs en télétravail ?
Le management à distance est de mise en cas d’incapacité ou d’empêchement (familial, autres ou encore pendant la crise sanitaire du COVID-19). Les changements structurels obligent de nombreuses entreprises à repenser leurs modes de communication grâce à l’utilisation de nouvelles technologies. Zoom, Slack, et même Whatsapp, sont nos nouveaux compagnons de travail et rendent la dynamique de travail bien différente. Cela nécessite de repenser sensiblement notre organisation et notre manière de communiquer avec nos collaborateurs.
Il est temps de réinventer notre manière de travailler pour accueillir plus de flexibilité et ajuster nos comportements.
Beaucoup d’entreprises se reposent encore sur des modèles organisationnels anciens ou qui n’ont pas été mis au goût du jour. La question du télétravail n’était que très peu envisagée dans de nombreux secteurs, et pourtant, on le sait, le télétravail est bénéfique pour le bien-être des salariés.
Il faut amener les esprits à s’ouvrir et pousser de nombreuses entreprises à repenser leur modèle organisationnel et à utiliser de nouvelles technologies. Et ça, c’est une très bonne nouvelle. Il serait bon de permettre aux nouveaux modèles de management d’imprégner nos entreprises, et les effets bénéfiques seront constatés très vite.
Pour opérer cette mutation, il est très utile à la fois de savoir lâcher-prise et en même temps d’être flexible afin de compenser l’absence de contrôle par d’autres liens et échanges qui permettent de souder le travail collaboratif : des rendez-vous fréquents en vidéoconférence, des explications claires et précises, un planning et des objectifs communs sont autant de solutions pour un travail en distanciel efficace dans le temps.
Nous allons donc vous donner tous nos conseils pour un management à distance au top!
Bonne lecture
Evitez les freins: identifiez les problématiques et travaillez-les avec vos collaborateurs
La première chose à faire avant de se lancer dans une telle aventure est de bien identifier les freins induits par la distance pour pouvoir mieux les lever et ne pas gêner le bon déroulement de l’activité. Les freins que la distance provoque sont par exemple l’impossibilité de contrôler le temps dédié par ses collaborateurs à la réalisation d’une tâche, ou le manque de confiance dans la méthode de ses collaborateurs, ou bien encore la peur d’une mauvaise interprétation liée à une communication insuffisante. Une fois que ces freins sont clairement identifiés – ils peuvent parfaitement différer d’un manager à l’autre – il sera alors plus facile de les débloquer par le choix d’une méthode adaptée.
Mais gardez en tête que l’essentiel est d’apporter à votre équipe de la sérénité. Boostez-les avec des missions qu’ils avaient envie de faire depuis quelque temps, encouragez-les grâce à des emojis funkis, et surtout communiquez avec eux en leur envoyant des messages régulièrement.
Etablissez un plan clair et précis: donnez des objectifs à vos collaborateurs
Pour faciliter le travail collaboratif et avancer tous ensemble, il est impératif d’établir un plan de travail clair et précis. Pour cela, il est nécessaire de bien définir les tâches de chacun en fixant des échéances pour que chaque membre de l’équipe puisse avancer en parallèle, sans être pénalisé par le retard de l’un de ses partenaires. Une bonne collaboration, c’est en quelque sorte un travail bien synchronisé et des étapes de travail bien identifiées qui permettent à chacun de trouver sa place et son rythme propre dans la progression du projet. Au sein de l’équipe, chacun peut ainsi travailler à son rythme tout en respectant les échéances fixées par le plan de travail.
L’importance des deadlines
Pour cela, n’hésitez pas à instaurer des deadlines qui représentent un véritable vecteur pour engager vos collaborateurs autour de leurs objectifs. Celles-ci permettront de faire régner un vrai climat de travail collaboratif. Chaque deadline accomplie à temps doit être mise-en-avant. Pour cela rien de plus simple: félicitez régulièrement vos collaborateurs sur les conversations de groupe ou en visioconférence.
Fluidifier le passage de l’information grâce à des outils technologiques
Dans la mesure où les informations seront communiquées par des voies différentes et qu’il n’y aura pas d’échanges oraux, il est important de s’assurer qu’elles seront bien comprises en mettant en place des plateformes de communication collaboratives et des outils de messagerie et de stockage partagés pour pouvoir communiquer facilement et rapidement.
Ces outils de gestion de projet collaboratif permettent à chacun des membres de l’équipe d’avoir toujours sous la main les documents et explications dont il a besoin pour pouvoir travailler de manière autonome.
Les plateformes utiles
Chez GII, on utilise trois plateformes qui nous permettent de faire du télétravail une opportunité.
La première est Slack. C’est une plateforme de communication collaborative qui permet de regrouper les équipes sur un système de messagerie instantanée. Tous les membres peuvent l’utiliser et on peut chatter en privé ou sur le groupe général. Cet outil doit être utilisé pour les tâches urgentes ou alors pour se donner du courage et se saluer le matin. Sinon privilégier les e-mails, pour les communications spécifiques à tel ou tel des collaborateurs.
C’est un vrai fournisseur de bonheur, où on peut envoyer des petits mots de soutien avec des emojis de motivation 💪.
La deuxième application qu’on ne peut que vous conseiller, c’est ZOOM. Une petite pépite pour organiser des visioconférences et partager son écran en live. Chez GII, pendant les périodes de télétravail, tous les membres de la Team se connectent le matin en visio à 9h30 pour se dire bonjour et pour énoncer leurs tâches du jour. Cela permet de garder un contact physique qui donne du baume au coeur.
Et enfin, le très célèbre Google Drive. Que ce soit pour faciliter le télétravail ou non, cette plateforme permet de regrouper tous les fichiers, de les modifier en live et de les partager en un clic. C’est une vraie base de données qui permet à toute l’équipe de s’articuler autour d’un même projet.
Digitaliser la communication
Pour mieux communiquer et échanger plus facilement, il est important que les compétences de chacun des membres de l’équipe soient clairement expliquées et transmises à tous, mais également que les plages de disponibilité de chacun soient transparentes pour l’équipe. N’hésitez pas à utiliser Google Agenda, super solution en la matière pour partager vos rendez-vous. Il permet à chacun de connaître les moments possibles pour un échange éventuel avec un autre membre de l’équipe sans perturber son emploi du temps ni l’efficacité de son travail. Se sentir isolé dans l’équipe n’est pas une option génératrice de productivité, à l’inverse, les échanges et la réactivité stimulent la productivité de chacun.
Eviter les suppositions en misant sur la bienveillance
Privilégiez la multiplication des formes d’explication, en joignant à vos mails des dessins, des schémas ou des diagrammes. Cela permettra d’expliciter au mieux votre pensée et d’éviter les erreurs d’interprétation, qui peuvent faire perdre beaucoup de temps. Ce qui est difficile à expliquer avec des mots peut être très simple à illustrer avec une image ou avec un schéma. Osez abuser de ces options pour optimiser la communication et la transmission des informations. Chacun des membres de l’équipe est différent et peut être plus sensible à un mode d’explication qu’à un autre, ne négligez donc aucune solution pour permettre une meilleure transmission. Les outils de stockage en ligne permettent de stocker des quantités importantes d’informations, alors profitez-en !
La communication passe normalement par trois canaux: les mots, le ton et le langage corporel. Or c’est ce dernier canal qui est le plus important et donc le moins aisé à mettre en place dans des situations de télétravail et surtout en situation de confinement. Cette difficulté peut même générer de nombreuses tensions dans les équipes. Privilégiez donc un mode de communication bienveillant. Pour cela, rien de plus simple: agrémentez vos messages de petites attentions, de couleurs et d’emojis.
Le respect de l’intimité
De plus, respectez l’intimité de votre interlocuteur. Certes, tout le monde est censé être chez soi, et donc ne pas avoir d’autres impératifs que le travail, mais cela ne veut pas autant dire qu’il y a une disponibilité permanente. Les pauses existent toujours, et certaines personnes doivent aussi s’occuper de leur famille. Pensez à demander à vos collaborateurs s’ils sont disponibles.
Vous pouvez faire un tour sur notre article “Se former à la communication non-violente” qui vous donnera quelques petits tips en plus :).
Créer des valeurs partagées
En tant que manager, vous devez aussi partager votre vision d’entrepreneur avec tous les membres de votre équipe et insister sur les valeurs importantes pour votre projet, sur les différentes étapes à franchir avant d’atteindre votre objectif. Pour que ces valeurs soient bien partagées, les rendre motivantes et stimulantes pour fédérer tous les collaborateurs dans un mouvement commun vers l’objectif. Plusieurs méthodes et solutions peuvent être envisagées pour parvenir à ce partage et à l’adhésion de vos collaborateurs : la rédaction d’un document de référence qui servira de cadre au projet et qui en même temps pourra faire l’objet de rappel en cas d’égarement, il servira aussi de document de référence lors de prises de décision importantes pour la vie de l’entreprise. Le partage de cette vision est fondamental dans le cas d’un travail en distanciel car les valeurs de l’entreprise ne sont pas toujours présentes à l’esprit des collaborateurs. Il faut donc qu’elles soient bien mémorisées avant de commencer à travailler à distance.
C’est le moment parfait pour montrer vos compétences en tant que leader.
De plus, c’est aussi l’opportunité pour certaines entreprises de prendre le temps de débloquer de nombreux projets en attente. N’hésitez pas, en tant que manager, à partager votre pensée et votre expérience en accompagnant vos collaborateurs sur des sujets qui leur tiennent plus à coeur ou qui sont plus perso. Aidez-les à débloquer des situations en allant plus vers le micro.
Restez dans des relations privilégiées pour éviter les non-dits
N’hésitez pas non plus à mettre en place des relations “one-to-one”. Il est important de fixer des rendez-vous Skype ou à l’aide d’autres systèmes de vidéo-conférence pour faire le point avec chacun de ses collaborateurs. Le manager est un peu le coach de l’équipe, il doit veiller au bon fonctionnement de chacun des rouages pour mener le projet jusqu’à son terme sans accroc.
Quand une entreprise se retrouve dans une situation qui exige le télétravail, il est difficile de garder le lien au sein de l’équipe mais aussi entre le manager et ses collaborateurs. C’est pour cela, qu’il faut prendre le temps d’organiser des “one-to-one” avec certains collaborateurs, pour les accompagner dans leurs objectifs ou encore pour écouter leurs besoins. Pour certains d’entre nous, le télétravail n’est pas une évidence et il est difficile de rester motiver et de comprendre les enjeux de l’entreprise.
Prenez le temps d’écouter avec patience vos collaborateurs en pratiquant l’écoute active, pour leur donner certaines clés. C’est un moment privilégié qu’il faut entretenir en étant encore plus attentif aux mini-réactions, aux silences et aux hésitations. Elles vous permettront de mieux comprendre les enjeux de l’autre et surtout de déceler des ressentis cachés, qui auraient pu nuire à l’entreprise et aux différents collaborateurs. Quand on sent qu’il y a des non-dits, il est fondamental de poser systématiquement des questions pour éviter les zones de flou. On peut par exemple, dire que l’on a l’impression que quelque chose dérange l’autre et lui demander s’il voudrait partager autre chose.
C’est un excellent moyen pour entrer dans des situations plus complexes, et pour pouvoir interagir en profondeur et cela même à distance.
Pour instaurer un télétravail durable, efficient et utile pour l’entreprise et ses collaborateurs, certaines de nos formations pourraient être utile pour éviter les non-dits, les zones de flou, ou encore les situations conflictuelles.
La communication est, dans de nombreux cas, apaisée grâce au langage corporel qui est un vrai levier pour générer de la confiance. Il est donc essentiel de surmonter ces freins pour pouvoir éviter des situations qui pourraient nuire à la collaboration.
Nos formations TEAM pourraient donc être une expérience permettant à vos collaborateurs à mieux se connaître afin de travailler ensemble.
Vous pouvez les retrouver sur notre site.
A très vite.
Jeux de Pouvoir – Il est temps d’arrêter de vous laisser manipuler
Les jeux de pouvoir ou jeux psychologiques font partie de nos modes communicationnels. Nous les utilisons aussi bien dans notre sphère privée que dans le monde de l’entreprise, de façon plus ou moins consciente. Ce sont des stratagèmes qui nous servent davantage à confirmer nos croyances plutôt qu’à communiquer et échanger de façon authentique et constructive …
Comment prévenir le burn out en 6 points
Le burn-out, maladie des temps modernes par excellence, est un processus assez insidieux et paradoxal car il se déclenche et se développe à l’insu du malade qui pourtant coopère activement à son crescendo. C’est aussi un mal qui prospère au vu et au su de tous sans que pourtant l’entourage personnel ou professionnel ne puisse vraiment intervenir, ni stopper le processus. Pourtant certains signes et symptômes caractéristiques de la maladie doivent nous alarmer et nous inciter à demander au plus vite l’aide d’un professionnel qui pourra enrayer ce phénomène avant qu’il ne soit trop tard et que la personne n’arrive au point de non-retour. Voici 8 signes particuliers de la maladie qui peuvent permettre de détecter ce mal-être qui ronge et détruit progressivement l’individu.
1. Burn out : Le présentéisme, un symptôme alarmant
Une personne qui arrive de plus en plus tôt et part de plus en plus tard du bureau n’est pas forcément une personne qui aime son travail et s’y épanouit. En effet ce surinvestissement de la sphère professionnelle masque bien souvent un mal-être profond et une fuite en avant. Il peut aussi indiquer qu’une personne est dépassée par la complexité de sa tâche et qu’elle culpabilise. Même si notre société a tendance à valoriser ces individus qui se dévouent corps et âme à leur travail, il convient plutôt de s’interroger dès que les frontières entre vie professionnelle et vie privée sont ainsi brouillées. En effet, c’est tout l’équilibre et le bien-être de la personne qui bien souvent est menacé. Pour fonctionner correctement, l’individu a besoin de s’épanouir personnellement aussi et le burn-out est, en ce sens, un véritable dysfonctionnement.
2. Burn out : Une hyper-émotivité et une irritabilité qui s’accroît
L’hyper-émotivité et l’irritabilité qui l’accompagne souvent sont aussi des signes inquiétants de surmenage, surtout s’ils durent dans le temps. Ils traduisent souvent une fragilité et une perméabilité accrue face aux obstacles et imprévus, l’individu est de plus en plus facile à déstabiliser car il fait de moins en moins la distinction entre sa personne et le jugement que les autres peuvent émettre sur lui. Dans cette zone de fragilité, où il n’a plus de point de repère stable, il évolue entre des moments d’euphorie (liés aux poussées d’adrénaline créées par son hyperactivité) et des moments d’abattement ou plus rien ne peut le faire sourire. Ces symptômes souvent perçus par l’entourage personnel ou professionnel sont pourtant assez bizarrement minimisés et ne semblent pas constituer un signal fort ou une sonnette d’alarme. Pourtant, ils le sont, et c’est à ce moment précis qu’il faut intervenir.
3. Burn out : Un repli sur soi, isolement et tristesse
Le repli sur soi et l’isolement sont des conséquences logiques d’une situation où l’autre apparaît de plus en plus comme une menace et un danger. Certaines personnes peuvent même souffrir d’un véritable syndrome de persécution mais la plupart des personnes en burn-out restent dans une zone où l’autre est tenu à distance. Que ce soit dans la sphère professionnelle ou dans la sphère privée, l’individu prétexte une surcharge de travail pour justifier son isolement et sa déconnexion d’avec le groupe (famille ou équipe de collaborateurs). En réalité, il souffre et n’arrive pas à formuler ou à exprimer son désarroi. Il préfère donc le nier et s’enfermer dans ce déni pour éviter d’affronter ce qui le ronge et qui est visiblement trop douloureux pour lui.
4. Burn out : Une estime de soi en chute libre, une baisse de la motivation
Ce que l’entourage prend bien souvent pour un dévouement forcené à son travail est en réalité (et très souvent) une incapacité de l’individu à accomplir son travail dans le temps imparti par son contrat. Le burn-out est un dysfonctionnement et l’individu en situation de burn-out est un individu qui fonctionne moins bien et qui travaille au ralenti, malgré une impression extérieure de suractivité et de passion pour le travail. Epuisé et à bout de ressources, il va puiser dans des réserves qu’il n’a plus et tourne à vide, en culpabilisant et en perdant progressivement l’estime de lui-même. Il se sent vidé et inutile et compense par une suractivité inefficace, qui l’enlise davantage dans son mal-être. Il est de moins en moins motivé et fait des efforts monumentaux pour le cacher aux yeux des autres.
5. Burn out : Des problèmes de sommeil et des douleurs diverses
Cette mauvaise estime de lui-même, ce sentiment d’être incompétent, conduit l’individu à ruminer et le moment propice pour la rumination est justement le seul moment de la journée où il est contraint à l’inactivité, c’est-à-dire lorsqu’il se qu’il se couche. Des pensées noires et une anxiété dévorante l’envahissent alors, il a des difficultés à s’endormir, son sommeil est fragile et de mauvaise qualité. Il se réveille fatigué, se couche épuisé mais n’arrive cependant pas à trouver le sommeil, c’est un cercle vicieux. Les somnifères volent alors à son secours mais favorisent aussi son aveuglement et celui de son entourage qui attribue alors certains symptômes à ces difficultés de sommeil, alors qu’en réalité, c’est l’inverse. Le problème qui devrait être pris en charge est juste anesthésié, mais persiste.
Des symptômes somatiques peuvent aussi apparaître : eczéma, douleurs cervicales et dorsales, troubles gastro-intestinaux…. Mais même ce signal clair envoyé par le corps est interprété différemment par le malade qui les attribue à des raisons parfois très farfelues plutôt que de se rendre à l’évidence.
6. Burn out : Des difficultés à se concentrer
Une fois que son dysfonctionnement est généralisé et juste avant qu’il ne s’écroule, l’individu manifeste des signes évidents : il n’arrive plus à se concentrer et fait preuve d’un déficit d’attention qui peut avoir des conséquences personnelles et professionnelles : il commet des erreurs dans son travail, il oublie des rendez-vous, se trompe de chiffres et glisse peu à peu vers une incompétence caractérisée.
L’entourage est souvent démuni face à ces absences et trous de mémoire. Au plus près de l’implosion, les erreurs et les absences se multiplient et le malade épuisé se met à oublier des choses qui étaient autrefois évidentes pour lui. Même s’il est souvent un peu trop tard, il est préférable d’intervenir pour éviter au malade la chute, accompagnée de l’humiliation publique.
Stop au micro management : 7 symptômes à identifier
Par micro-management, on entend généralement un management intrusif et un manager dans l’impossibilité de déléguer se transformant petit à petit en contrôleur tyrannique et pointilleux. Ce manager trop présent, qui se targue bien souvent d’être seulement scrupuleux et perfectionniste est en réalité une personne toxique qui va également mettre à mal l’équilibre fragile de l’entreprise en suscitant démotivation et méfiance plutôt qu’une productivité accrue. Il existe pourtant des signes symptomatiques d’un tel management que l’on peut apprendre à déceler pour éviter de courir à la catastrophe.
1. Micro management : Des objectifs mal identifiés
Le micro-manager est souvent un manager obsédé par les petites tâches et incapable de prendre du recul ou de la hauteur. Cela se traduit bien souvent par une visée à très court terme et par des objectifs morcelés qui manquent de consistance. Une vision floue et des contours mal définis l’empêchent de clairement définir des priorités et de hiérarchiser les différentes actions à mener. Plutôt que de synthétiser de manière globale, le micro-manager aura tendance à se disperser et à s’enliser dans les détails ou dans l’anecdotique. Les explications noyées dans un flot de détails rendent le message et les objectifs peu clairs, et la tâche des mandatés extrêmement délicate, voire carrément vouée à l’échec. Au lieu d’être ce regard extérieur qui surplombe l’intégralité de la tâche de manière bienveillante, le regard du micro-manager mine de l’intérieur toutes les petites tâches qui composent la mission et empêche la pleine réalisation de cette tâche.
2. Micro management : Des compétences mal évaluées
Comme les objectifs, les compétences sont vagues et sans classement efficace. Le micro-manager va dont effectuer une répartition des tâches sans réelle vision globale et sans véritable adéquation avec les compétences de ses collaborateurs. En plus de la perte de temps liée à des besoins d’adaptation plus importants, il prend le risque d’un travail de piètre qualité et d’une perte d’énergie considérable pour tenter de tout rectifier. Par ailleurs, le micro-manager prend rarement la peine de consulter ses collaborateurs pour échanger sur la répartition des tâches, il ne se donne donc jamais aucune chance de rectifier à temps.
3. Micro management : Un manque de deadlines et d’organisation
Une autre caractéristique importante du micro-manager est liée à cette incapacité à surplomber le projet : n’ayant pas de vision globale, il aura du mal à fixer des échéances précises et à organiser le travail en fonction de l’échéance finale. A l’image des journées à rallonge que le micro-manager effectue chaque jour pour vérifier le travail de ses collaborateurs, les étapes sont extensibles selon les défauts constatés.
Quand les étapes sont flexibles et que chacun des collaborateurs a un rythme qui se désynchronise de celui de l’équipe, il devient très difficile de coordonner toutes les échéances pour que le projet soit mené à son terme sans retard.
4. Micro management : Une marge d’autonomie trop réduite
Par autonomie, on entend : « le niveau d’indépendance dont une personne dispose pour accomplir une tâche ». Ross A Webber, professeur de management à la Wharton School, définit ainsi 8 niveaux d’autonomie en fonction de 4 critères essentiels : l’analyse, la décision, l’action et la communication.
Ces 8 niveaux d’autonomie sont définis de la manière suivante :
– Niveau 1 : aucune autonomie : le collaborateur ne procède qu’à la recherche d’informations, c’est le manager qui effectue la prise de décision et accomplit l’action.
– Niveau 2 : le collaborateur s’occupe de la présentation des informations et c’est le manager qui effectue la prise de décision et passe à l’action
– Niveau 3 : Le collaborateur recommande une action mais c’est le manager qui prend la décision et effectue l’action.
– Niveau 4 : Le collaborateur s’occupe de la prise de décision, le manager valide l’action et l’effectue
– Niveau 5 : Le collaborateur informe le manager qui dispose d’un droit de véto qu’il peut opposer, le collaborateur réalise l’action
– Niveau 6 : Le manager n’est au courant que des répercussions et des résultats
– Niveau 7 : Le manager n’est au courant des répercussions si elles sont négatives
– Niveau 8 : Le collaborateur fait et assume tout
Le micro-manager laisse en général une autonomie très réduite (de 1 à 5) à son collaborateur, ce qui l’empêche de s’approprier véritablement le projet et d’avoir l’assurance nécessaire pour le mener à terme. Le micro-manager est dans l’incapacité de déléguer tout ou partie de son activité.
6 – Micro management : Un déficit de communication
Communiquer n’est pas non plus le point fort du micro-manager. Incapable de faire confiance à quelqu’un d’autre que lui-même, il a tendance à soliloquer et à ne pas écouter ses collaborateurs, ce qui nuit à l’échange et à la répartition des tâches par essence. Il ne trouve pas utile de bien expliquer car il sait qu’il dispose d’un pouvoir de rectification et qu’il est impératif pour lui de l’utiliser pour être un bon manager. De même, il ne prend pas la peine d’échanger pour mieux comprendre et évaluer les compétences de ses collaborateurs, il ne fait pas l’effort de communiquer clairement car il a besoin que ses collaborateurs soient dépendants de lui, en quelque sorte.
7 – Micro management : Une manie du contrôle
Ce qui caractérise le mieux le micro-manager est sa manie du contrôle et son obsession déraisonnée du détail, le faisant au départ passer pour un manager perfectionniste (et empathique). Pourtant, peu à peu, cette démarche le fera glisser vers une irascibilité imprévisible dès que les choses lui échappent.
Pour lui, le bon manager veille sur ses ouailles et les aide au quotidien et s’il ne le fait pas, ce n’est pas un bon manager. Il aura tendance à être très tôt au bureau et à rester jusque tard pour bien surveiller les allers et venues dans l’entreprise, à interpeller ses collaborateurs pour vérifier qu’ils appliquent bien les conseils qu’il leur a donnés. Cette manie du contrôle est de plus en plus envahissante et peut conduire le micro-manager au burn-out, surtout lorsqu’il monte en grade. Même si cette obsession du contrôle n’est pas toujours maladive, elle nuit cependant au travail collaboratif car des collaborateurs infantilisés finissent toujours par se comporter comme des enfants, au détriment de l’entreprise, qui a besoin d’adultes pour fonctionner correctement.
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