Management à distance : comment manager ses collaborateurs en télétravail ?

 

Le management à distance est de mise en cas d’incapacité ou d’empêchement (familial, autres ou encore pendant la crise sanitaire du COVID-19). Les changements structurels obligent de nombreuses entreprises à repenser leurs modes de communication grâce à l’utilisation de nouvelles technologies. Zoom, Slack, et même Whatsapp, sont nos nouveaux compagnons de travail et rendent la dynamique de travail bien différente. Cela nécessite de repenser sensiblement notre organisation et notre manière de communiquer avec nos collaborateurs.

Il est temps de réinventer notre manière de travailler pour accueillir plus de flexibilité et ajuster nos comportements.

Beaucoup d’entreprises se reposent encore sur des modèles organisationnels anciens ou qui n’ont pas été mis au goût du jour. La question du télétravail n’était que très peu envisagée dans de nombreux secteurs, et pourtant, on le sait, le télétravail est bénéfique pour le bien-être des salariés. 

Il faut amener les esprits à s’ouvrir et pousser de nombreuses entreprises à repenser leur modèle organisationnel et à utiliser de nouvelles technologies. Et ça, c’est une très bonne nouvelle. Il serait bon de permettre aux nouveaux modèles de management d’imprégner nos entreprises, et les effets bénéfiques seront constatés très vite. 

Pour opérer cette mutation, il est très utile à la fois de savoir lâcher-prise et en même temps d’être flexible afin de compenser l’absence de contrôle par d’autres liens et échanges qui permettent de souder le travail collaboratif : des rendez-vous fréquents en vidéoconférence, des explications claires et précises, un planning et des objectifs communs sont autant de solutions pour un travail en distanciel efficace dans le temps.

Nous allons donc vous donner tous nos conseils pour un management à distance au top! 

Bonne lecture :)

Evitez les freins: identifiez les problématiques et travaillez-les avec vos collaborateurs

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La première chose à faire avant de se lancer dans une telle aventure est de bien identifier les freins induits par la distance pour pouvoir mieux les lever et ne pas gêner le bon déroulement de l’activité. Les freins que la distance provoque sont par exemple l’impossibilité de contrôler le temps dédié par ses collaborateurs à la réalisation d’une tâche, ou le manque de confiance dans la méthode de ses collaborateurs, ou bien encore la peur d’une mauvaise interprétation liée à une communication insuffisante. Une fois que ces freins sont clairement identifiés – ils peuvent parfaitement différer d’un manager à l’autre – il sera alors plus facile de les débloquer par le choix d’une méthode adaptée.

Mais gardez en tête que l’essentiel est d’apporter à votre équipe de la sérénité. Boostez-les avec des missions qu’ils avaient envie de faire depuis quelque temps, encouragez-les grâce à des emojis funkis, et surtout communiquez avec eux en leur envoyant des messages régulièrement. 

Etablissez un plan clair et précis: donnez des objectifs à vos collaborateurs 

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Pour faciliter le travail collaboratif et avancer tous ensemble, il est impératif d’établir un plan de travail clair et précis. Pour cela, il est nécessaire de bien définir les tâches de chacun en fixant des échéances pour que chaque membre de l’équipe puisse avancer en parallèle, sans être pénalisé par le retard de l’un de ses partenaires. Une bonne collaboration, c’est en quelque sorte un travail bien synchronisé et des étapes de travail bien identifiées qui permettent à chacun de trouver sa place et son rythme propre dans la progression du projet. Au sein de l’équipe, chacun peut ainsi travailler à son rythme tout en respectant les échéances fixées par le plan de travail.

L’importance des deadlines

Pour cela, n’hésitez pas à instaurer des deadlines qui représentent un véritable vecteur pour engager vos collaborateurs autour de leurs objectifs. Celles-ci permettront de faire régner un vrai climat de travail collaboratif. Chaque deadline accomplie à temps doit être mise-en-avant. Pour cela rien de plus simple: félicitez régulièrement vos collaborateurs sur les conversations de groupe ou en visioconférence.

Fluidifier le passage de l’information grâce à des outils technologiques

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Dans la mesure où les informations seront communiquées par des voies différentes et qu’il n’y aura pas d’échanges oraux, il est important de s’assurer qu’elles seront bien comprises en mettant en place des plateformes de communication collaboratives et des outils de messagerie et de stockage partagés pour pouvoir communiquer facilement et rapidement.

Ces outils de gestion de projet collaboratif permettent à chacun des membres de l’équipe d’avoir toujours sous la main les documents et explications dont il a besoin pour pouvoir travailler de manière autonome.

Les plateformes utiles

Chez GII, on utilise trois plateformes qui nous permettent de faire du télétravail une opportunité.  

La première est Slack. C’est une plateforme de communication collaborative qui permet de regrouper les équipes sur un système de messagerie instantanée. Tous les membres peuvent l’utiliser et on peut chatter en privé ou sur le groupe général. Cet outil doit être utilisé pour les tâches urgentes ou alors pour se donner du courage et se saluer le matin. Sinon privilégier les e-mails, pour les communications spécifiques à tel ou tel des collaborateurs. 

C’est un vrai fournisseur de bonheur, où on peut envoyer des petits mots de soutien avec des emojis de motivation 💪. 

La deuxième application qu’on ne peut que vous conseiller, c’est ZOOM. Une petite pépite pour organiser des visioconférences et partager son écran en live. Chez GII, pendant les périodes de télétravail, tous les membres de la Team se connectent le matin en visio à 9h30 pour se dire bonjour et pour énoncer leurs tâches du jour. Cela permet de garder un contact physique qui donne du baume au coeur. 

Et enfin, le très célèbre Google Drive. Que ce soit pour faciliter le télétravail ou non, cette plateforme permet de regrouper tous les fichiers, de les modifier en live et de les partager en un clic. C’est une vraie base de données qui permet à toute l’équipe de s’articuler autour d’un même projet. 

Digitaliser la communication

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Pour mieux communiquer et échanger plus facilement, il est important que les compétences de chacun des membres de l’équipe soient clairement expliquées et transmises à tous, mais également que les plages de disponibilité de chacun soient transparentes pour l’équipe. N’hésitez pas à utiliser Google Agenda, super solution en la matière pour partager vos rendez-vous. Il permet à chacun de connaître les moments possibles pour un échange éventuel avec un autre membre de l’équipe sans perturber son emploi du temps ni l’efficacité de son travail. Se sentir isolé dans l’équipe n’est pas une option génératrice de productivité, à l’inverse, les échanges et la réactivité stimulent la productivité de chacun.

Eviter les suppositions en misant sur la bienveillance 

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Privilégiez la multiplication des formes d’explication, en joignant à vos mails des dessins, des schémas ou des diagrammes. Cela permettra d’expliciter au mieux votre pensée et d’éviter les erreurs d’interprétation, qui peuvent faire perdre beaucoup de temps. Ce qui est difficile à expliquer avec des mots peut être très simple à illustrer avec une image ou avec un schéma. Osez abuser de ces options pour optimiser la communication et la transmission des informations. Chacun des membres de l’équipe est différent et peut être plus sensible à un mode d’explication qu’à un autre, ne négligez donc aucune solution pour permettre une meilleure transmission. Les outils de stockage en ligne permettent de stocker des quantités importantes d’informations, alors profitez-en !

La communication passe normalement par trois canaux: les mots, le ton et le langage corporel. Or c’est ce dernier canal qui est le plus important et donc le moins aisé à mettre en place dans des situations de télétravail et surtout en situation de confinement. Cette difficulté peut même générer de nombreuses tensions dans les équipes. Privilégiez donc un mode de communication bienveillant. Pour cela, rien de plus simple: agrémentez vos messages de petites attentions, de couleurs et d’emojis.

Le respect de l’intimité

De plus, respectez l’intimité de votre interlocuteur. Certes, tout le monde est censé être chez soi, et donc ne pas avoir d’autres impératifs que le travail, mais cela ne veut pas autant dire qu’il y a une disponibilité permanente. Les pauses existent toujours, et certaines personnes doivent aussi s’occuper de leur famille. Pensez à demander à vos collaborateurs s’ils sont disponibles. 

Vous pouvez faire un tour sur notre article “Se former à la communication non-violente” qui vous donnera quelques petits tips en plus :).

Créer des valeurs partagées

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En tant que manager, vous devez aussi partager votre vision d’entrepreneur avec tous les membres de votre équipe et insister sur les valeurs importantes pour votre projet, sur les différentes étapes à franchir avant d’atteindre votre objectif. Pour que ces valeurs soient bien partagées, les rendre motivantes et stimulantes pour fédérer tous les collaborateurs dans un mouvement commun vers l’objectif. Plusieurs méthodes et solutions peuvent être envisagées pour parvenir à ce partage et à l’adhésion de vos collaborateurs : la rédaction d’un document de référence qui servira de cadre au projet et qui en même temps pourra faire l’objet de rappel en cas d’égarement, il servira aussi de document de référence lors de prises de décision importantes pour la vie de l’entreprise. Le partage de cette vision est fondamental dans le cas d’un travail en distanciel car les valeurs de l’entreprise ne sont pas toujours présentes à l’esprit  des collaborateurs. Il faut donc qu’elles soient bien mémorisées avant de commencer à travailler à distance.

C’est le moment parfait pour montrer vos compétences en tant que leader.

De plus, c’est aussi l’opportunité pour certaines entreprises de prendre le temps de débloquer de nombreux projets en attente. N’hésitez pas, en tant que manager, à partager votre pensée et votre expérience en accompagnant vos collaborateurs sur des sujets qui leur tiennent plus à coeur ou qui sont plus perso. Aidez-les à débloquer des situations en allant plus vers le micro. 

Restez dans des relations privilégiées pour éviter les non-dits

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N’hésitez pas non plus à mettre en place des relations “one-to-one”Il est important de fixer des rendez-vous Skype ou à l’aide d’autres systèmes de vidéo-conférence pour faire le point avec chacun de ses collaborateurs. Le manager est un peu le coach de l’équipe, il doit veiller au bon fonctionnement de chacun des rouages pour mener le projet jusqu’à son terme sans accroc.

Quand une entreprise se retrouve dans une situation qui exige le télétravail, il est difficile de garder le lien au sein de l’équipe mais aussi entre le manager et ses collaborateurs. C’est pour cela, qu’il faut prendre le temps d’organiser des “one-to-one” avec certains collaborateurs, pour les accompagner dans leurs objectifs ou encore pour écouter leurs besoins.  Pour certains d’entre nous, le télétravail n’est pas une évidence et il est difficile de rester motiver et de comprendre les enjeux de l’entreprise. 

Prenez le temps d’écouter avec patience vos collaborateurs en pratiquant l’écoute active, pour leur donner certaines clés. C’est un moment privilégié qu’il faut entretenir en étant encore plus attentif aux mini-réactions, aux silences et aux hésitations. Elles vous permettront de mieux comprendre les enjeux de l’autre et surtout de déceler des ressentis cachés, qui auraient pu nuire à l’entreprise et aux différents collaborateurs. Quand on sent qu’il y a des non-dits, il est fondamental de poser systématiquement des questions pour éviter les zones de flou. On peut par exemple, dire que l’on a l’impression que quelque chose dérange l’autre et  lui demander s’il voudrait partager autre chose. 

C’est un excellent moyen pour entrer dans des situations plus complexes, et pour pouvoir interagir en profondeur et cela même à distance. 


Pour instaurer un télétravail durable, efficient et utile pour l’entreprise et ses collaborateurs, certaines de nos formations pourraient être utile pour éviter les non-dits, les zones de flou, ou encore les situations conflictuelles. 

La communication est, dans de nombreux cas, apaisée grâce au langage corporel qui est un vrai levier pour générer de la  confiance. Il est donc essentiel de surmonter ces freins pour pouvoir éviter des situations qui pourraient nuire à la collaboration. 

Nos formations TEAM pourraient donc être une expérience permettant à vos collaborateurs à mieux se connaître afin de travailler ensemble.

Vous pouvez les retrouver sur notre site

A très vite.